До уваги платників: набрав чинності новий порядок обміну електронними документами

Фахівці органів ДФС повідомляють, що 15 листопада набрав чинності наказ Мінфіну від 6 червня 2017 року № 557 (далі – Наказ № 557), яким затверджено новий Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами.

Зокрема, Наказом № 557 визначено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства та на підставі договору, що визначає взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.

Електронні форми документів у форматі за стандартом на основі специфікації XML оприлюднюються на офіційному веб-порталі ДФС.

Автоматизована перевірка здійснюється в день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо електронний документ надійшов після закінчення операційного дня або за 1 годину до його закінчення.

Перша квитанція надсилається автору електронного документа протягом 2-х годин із часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі – протягом перших 2-х годин наступного операційного дня.

Не пізніше наступного робочого дня з моменту формування першої квитанції формується друга квитанція, яка є підтвердженням про прийняття (реєстрацію) або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі електронного документа. У другій квитанції зазначаються реквізити прийнятого (зареєстрованого) або неприйнятого (із зазначенням причини) електронного документа, результати обробки в контролюючому органі (дата й час прийняття (реєстрації) або неприйняття, реєстраційний номер, дані про автора та підписувача (підписувачів) електронного документа й автора квитанції).

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник такого документа з обов’язковими реквізитами, у т.ч. з ЕЦП підписувача (підписувачів) відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис».

Оригінал електронного документа має забезпечувати підтвердження його цілісності й справжності в порядку, визначеному законодавством (у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у т.ч. у паперовій копії).

Варто взяти до уваги й те, що порядок передбачає введення нових форм:

1. Заява про приєднання до договору про визнання електронних документів (код форми F/J1392001);

2. Повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису (код форми F/J1391103);

3. Заява про припинення дії договору про визнання електронних документів (код форми F/J1391401);

4. Повідомлення про припинення дії договору про визнання електронних документів (код форми F/J1491401).

На офіційному веб-порталі ДФС в рубриці Головна>Електронна звітність>Платникам податків про електронну звітність >Інформаційно-аналітичне забезпечення>Реєстр форм електронних документів (http://sfs.gov.ua/elektronna-zvitnist/platnikam-podatkiv-pro/informatsiyno-analitichne-za/reestr-elektronnih-form-po/) розміщені оновлені Реєстри форм електронних документів.

Зверніть увагу, що Реєстр поділений на 2 частини: декларації та перелік сервісних запитів. Форми електронних документів за наказом № 557 знаходяться в Реєстрі форм електронних документів (перелік сервісних запитів).

Важливим є те, що згідно наказу № 557 договори про визнання електронних документів, укладені до 15 листопада 2017 року, залишаються дійсними (до закінчення дії сертифікатів чи зміни керівників/припинення реєстрації).

З текстом Наказу № 577 можна ознайомитись, скориставшись розділом «Нормативні та інформаційні документи» Загальнодоступного інформаційно-довідкового ресурсу (http://zir.sfs.gov.ua).

ДФС у Закарпатській області